本日は、第三弾「プロジェクト計画・実行編」です。
プロジェクトと言えば必ず出てくるのが、「スケジュール」や「ガントチャート」といった作業工程表です。
納期を厳守する上でこの時間軸を中心とした仕事の管理方法も重要であることは確かです。
しかしながら、プロジェクトをマネジメントする上では、これだけでは不十分です。
なぜなら、プロジェクトはどんなに綿密に計画を立てても常に不測の事態を招く恐れのある不確実性の高い仕事だからです。
時間による管理のみを行っている場合は、私たちの思考はどうしても直線的になります。
私たちが、ある目的地へ移動する際に道に迷った時のことを想像してみてください。
いったんルートを間違えてしまうとそのまま突き進むべきなのか、一度戻るべきなのかがわかりません。
そんな時、私たちはいったん地図を取り出し、鳥の如く上空からの視点をもって現在地を確認し、軌道修正を行った上で再び蟻のごとく前進を続けます。
実は、プロジェクトをはじめとした知的労働においてもまったく同じことが起こるのです。
不測の事態や予期せぬ状態に陥った時に、この鳥の眼をもってプロジェクト全体を上空から見渡す必要があるのです。
その際に、大いに役立つのが地図と同様、プロジェクト計画マップなのです。
私たちは、いったん移動をはじめてしまうと目前にあるものに視点が奪われ、時に上空からの視点を見失いがちです。
そんな時、私たちに鳥の眼を与えることによって適切な軌道修正を促すことがマップの重要な役割であり、本質なのです。
Mindjet Catalyst上に、このプロジェクトの計画マップをチームで共有すれば、メンバー全員が常に全体像を見失うことなく、各自の役割や仕事に集中することができます。
さらに、単なる絵に描いた餅ではなく、常にプロジェクトの最新情報を反映したマップに更新することが最小限の労力で行えるのです。
つまり、プロジェクト計画は、計画段階の時にしか使わないものではなく、実行時にも役立つ情報へと進化していくのです。
以下に、プロジェクト計画マップをCatalyst上に共有した場合の活用イメージを簡単に紹介しましょう。
1. プロジェクトの活動項目をプロセスごとに定義したマップを作成・共有します。
2. 仕事情報という属性情報を各活動項目に定義することで計画を具体化します。
3. それぞれの作業の担当者は、マップマーカーという記号を使って、活動の進捗状況や状態を更新します。
4. 詳細情報、報告事項がある場合は、ノートを使い活動項目のメモとして記録しておきます。
5. プロジェクトマネージャは、常に全体像を把握しながら現在の状態をマーカーやノートの情報から的確に把握します。
6. 担当者からさらに詳しい情報を入手する必要があれば、チャットやメールで状況を詳しく確認します。
7. 定期的にWeb会議機能を使い、プロジェクトの進捗状況や報告内容をマップを通してレビューします。
8. MindManager8やJCV Gantt Proのようなプロジェクト管理ツールを併用することで、この計画マップからガントチャートや報告書をすばやく生成することもできます。
"鳥の眼"でプロジェクト全体を俯瞰し、"蟻の眼"で状態や詳細事項を確認
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