Mindjet Catalystが新世界を切り拓く！ビジネスコラボレーション環境の今と近未来

新年あけましておめでとうございます。
本年も引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

今年最初の投稿テーマは、ビジュアルコラボレーションという新たな世界の必要性と価値を細かな技術論ではなく、現代企業のコラボレーション環境の実態と課題を踏まえてもう少しマクロ的な視点で解明していきます。

まず、コラボレーションの理想と現実（ITR発行）という非常に興味深い白書をご紹介します。
この白書は、ちょうど1年前（2009年1月）にITR様より発行された白書で、企業のコラボレーションツールの利用状況の調査結果（対象：700名）を踏まえて今後の企業経営やIT環境整備の方向性について提言されたものです。
発行から約1年が経過しましたが、企業の利用状況は大きく変わっていないばかりか、さらに課題が大きくクローズアップされる状況になりつつあります。

そこで、今日はこの白書を通じて企業のコラボレーション環境の課題を皆さんと一緒に考えながら、ビジュアルコラボレーションの価値や効果をご理解いただきたいと思います。

手始めにまずこの白書をいつものようにご一読してみてください。
内容を正しく理解するために果たしてどれくらいの時間がかかるでしょうか？

コラボレーション環境の理想と現実～企業が今行うべきことは何か～ （全18ページ）

さてここで、昨年最後の投稿（レポーティング編）を振り返ってみましょう。

通常、私たちはこういった文書の内容を理解するためには各人がその文書に一通り目を通す必要があります。
つまり、それぞれが内容を読まなければその全容を把握することができないのです。
これは、多くの人たちの共通理解や共通認識を生み出す必要があるコラボレーションワークにとって非常に大きなネックとなります。
なぜなら、コラボレーションをする人たちが情報としてではなく、理解を共有する術を持たないからに他なりません。

今日はビジュアルコラボレーションのテクニックを使ってこのネックを取り払ってみせましょう。

ビジュアルコラボレーションのコアな技術は、マッピング（地図を描くこと）にあります。
あらかじめ、白書の全体像が描かれたマップを共有することで、人によってバラバラな理解のプロセスを逆転させることができます。
つまり、詳細を読んでから各人が全体を理解するのではなく、全体を理解してから詳細を理解するアプローチへと切り替えるのです。

この違いは、コラボレーションする人たちの理解を共有する上で非常に大きな意味を持ちます。
また、マップによって全体像を共有することで以下のメリットを享受することができます。

①文書の構造が明快に示せるためディスカッションがしやすくなる
②1枚で相互の関連性まで見渡せるため気づきが生まれやすい
③内容の主従関係（目的と手段）がわかりやすいため方向性を見極めやすい
④必要に応じて関心のあるテーマに直接アクセスできるため理解のための時間が短縮できる

マップを利用すれば、詳細を読む前に結論や重要なポイントを知り、それぞれが関心の高い箇所にいつでもすばやくアクセスすることができるようになります。
また、再度文書の内容にアクセスする必要が生じても、すばやく内容を思い出したり、必要に応じて詳細内容にアクセスすることが容易になるのです。

単に文書をはじめから読む方法では、人それぞれの知識や経験によって理解度が大きく変わってしまうことがあります。
これは、メタ知識と呼ばれるものが、それぞれの人の経験や知識によって異なるため、正しい理解を醸成するために必要となる知識の紐付けがうまくいかない場合はあるからです。
ここで、土地勘のない人に対して地図を渡すことによってそのメタ知識のギャップを埋めれば、目的地へと適切に誘導できることを思い出してください。

つまり、メタ知識の異なる人同士で知識の地図（マップ）を共有できれば、正しい理解へとすばやく導くことができるのです。

これは、口で言うは易しですが、現代のコラボレーション環境においてはまったくといっていいほど実践されていません。
それどころか、電子メール等に添付されたファイルを無作為に相手に配信することにより、チーム全体の理解を生み出すためには膨大な時間とコストがかかっているのです。

これまで通り、単に文書を読むアプローチと、マップから全体像を理解し必要な箇所を読むまたは全体にざっと目を通すアプローチのどちらが早く、正しく理解できるかをぜひご自身の目で実感、体感してみてください。

その実感を踏まえた上で、

これまで通りチーム全員で膨大な時間を費やす方法を続けるべきなのか？　それとも
わずか1枚のマップを共有することで、多くの時間を削減する方法を採用するのか？

を企業経営とコラボレーションのあり方という点においてぜひ再考してみてください。

「ITコラボレーション環境の整備」は変化が激しい時代を生き抜かなければならない企業にとって今や急務であり、必要不可欠です。
コラボレーションによるイノベーションの鍵は、多様な人たちの共通理解をいかにすばやく生み出し、新たな知識を結びけることによりいかに付加価値を創出できるかにかかっているのです。
そして、この共通理解と新たな知識の結合に必要不可欠な基礎技術こそが「マインドマップ」であり、その応用技術が Mindjetのビジュアルコラボレーションプラットフォームなのです。


下記のリンクをクリックしてマップからすばやく共通理解を生み出すアプローチをぜひ体感してみてください。
これまでの文書解読型アプローチとの本質的な違いをきっとご理解いただけることでしょう。

コラボレーション環境の理想と現実（マップ）　Presented by Mindjet Player

Mindjet Catalyst ビジュアルコラボレーション体験コース開催中！　（詳細・お申込）

マップ上の任意のトピックから詳細コンテンツへとすばやくダイレクトアクセスできる！ （画像クリックで拡大）

レポーティング編！全体像を俯瞰しながら相互の関係性を見極めよう！

今年最後の投稿テーマは、報告書作成、つまりレポーティングで締めくくりたいと思います。

多くのビジネスパーソンにとって、的確な報告書作成やレポーティングは最も重要なスキルです。

書き手からすればプレゼンテーション同様、報告書やレポートもいきなり理路整然と流れるように書けるわけではありません。
また、読み手にとっては、Word等で作成された文書情報や報告書から全体像を理解するためには、内容をすべて読まなければなりません。
さらに、文書情報として作成された後で、記述内容の相互関係を理解したり、文書内から重複や抜け・漏れを探し出すためには多大な労力と時間を要します。

この文書型によるアプローチは常に「見えにくい」「わかりにくい」「気づきにくい」といった以下のような課題を常に抱えていることに気づいてください。

つまり、

①全体像がわかりにくい
②重要ポイントが見えにくい
③抜け・漏れ・重複に気づきにくい
④特定の場所を示しにくい
⑤最新状況がわかりにくい

ということなのです。

MindManagerを使えば、報告書の構成や骨子をマップ上に展開しながら全体像をすばやく俯瞰することができます。

また、必要に応じてアウトライン形式で流れを確認したり、マップビューで対象を限定しながら途中で焦点を絞り込むこともできます。

さらに嬉しいことにアウトプットは、ワンタッチで多様な形式に変換できるため完成イメージを早期に構築しながら品質を段階的に高めていくことが容易にできるのです。

適切なスタイルで作成されたWord文書であれば、MindManagerにインポートすることで、全体構造をマップ上にすばやく展開して、抜け・漏れ・重複等を発見することもできるのでとても役立ちます。

来年2010年は、私もめでたく年男です。

ビジュアルコラボレーション元年とすべくトラ、トラ、トラの勢いで大いに吠えたいと思います。

読者の皆様をはじめ日頃よりMindjet製品をご愛用の皆様、ご家族ともどもよいお年をお迎えくださいませ。

今年も本当にお世話になりました。

来年も引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

プレゼンテーション編！プレゼンテーションのシナリオとデザインのプロセスを分けよう！

プレゼンテーションの代表的なソフトウェアと言えば、MicrosoftのPowerPointでしょう。
多くのビジネスパーソンが利用するPowerPointですが、これさえあれば完璧かと言えば必ずしもそうとは言い切れません。

その理由は、プレゼンテーションのシナリオは、いきなり直線的な思考のみではうまく設計することができないからです。

プレゼンテーションの聴講者やテーマに合わせて、あれこれとシナリオを練るプロセスは、試行錯誤の連続です。
その試行錯誤を効果的に繰り返すためには、シナリオの全体像が見えることが不可欠なのです。

MindManagerを使えば、プレゼンテーションシナリオの全体像を誰でも簡単に描きだすことができます。
描き出した後で、構成を編集したり、順序を変更するには、単にトピックをドラッグ＆ドロップするだけです。

さらに、MindManagerには、マップ形式でプレゼンテーションを行うプレゼンテーションモードとPowerPoint形式でプレゼンテーションを行うPowerPointエクスポート機能が装備されています。
プレゼンテーションのシナリオを変えずに、聴講者やシチュエーションに合わせて適切な方式を選択することができるので大変便利です。



また、プレゼンテーションの対象者が変わる際は、シナリオの全体像をマップで確認しながら構成をドラッグ＆ドロップで思いのままに編集し、再度エクスポートするだけでわずか数秒で出来上がり。

特定のスライドの再利用や再構成などもトピック単位に編集ができるのでとてもすばやく、柔軟に編集が可能です。

プレゼンテーションで大切なことは、各スライドのデザインに凝ることよりも、聴講者にきちんと訴求したい内容を伝えることです。

そのためには、プレゼンテーションのシナリオを俯瞰するというプロセスが不可欠です。

MindManagerを使えば、プレゼンテーションの内容を常に俯瞰し、ダイナミックに編集することが可能になるのです。

ビジュアルコラボレーション実践！ワークスタイルを根本から変えるインタビュー&ヒアリングアプローチ！

私たちが日常行っているビジネス活動の中で最も大切なのは、お客様や相手のことを正しく理解することです。
そのために、私たちは多くの時間を使ってインタビューやヒアリングを通じて相手の話を聞いています。

ここにひとつ大きな課題が立ちはだかります。
それは、私たち一人ひとりは、この人の話を聞くという行為をきちんと教育されていないため、メモのとり方も各自バラバラであり、整理する方法もまちまちです。
単に聞くというレベルではなく、耳を傾けて聴くというレベルになるためには相当の訓練と実践が必要です。

MindManagerを使えば、一見ランダムにとったインタビューメモやヒアリングメモも解釈の視点を与えることであっという間に整理し、全体像をすばやく把握することができます。

MindManagerのマップパーツという機能を使えば、こうした解釈の視点を部品としてパーツ化することで、考える効率をさらに高めることができます。
さらに、Mindjet Catalystでこのインタビューマップを共有して活用すれば、思考レベルの異なる新入社員やベテラン社員でも共通の視点で顧客の声をすばやくマッピングできるだけでなく、共同編集しながら詳細の確認や今後の対応を一緒に検討できるのです。
不思議なものでこのプロセスを一度体験すると、もはや「マインドマップを描く」という概念は頭から消え去り、いかに業務や仕事をやりやすくするかという視点で柔軟に考えられるようになるようです。

全体像を理解し、現在地がわかれば、次のステップとして何をすべきかが自ずと見えてきます。
私たちが、地図をみて次の一歩を踏み出すように状況を正しく把握できれば、自律的に行動を開始することがより容易になります。



頭ではわかっていても実際にやってみないとピンとこないという方は、

ぜひ毎週金曜日の無料トレーニング

「ビジュアルコラボレーション体験コース」

にご参加してみてください。

あなたに「眼からウロコ」の体験をお約束します！

チームのアイディアと知恵をすばやく結集！ブレーンストーミングモード

今日は、MindManagerをお使いの方々が意外と知らない機能「ブレーンストーミングモード」をご紹介します。
MindManagerは、マインドマップツールだと思い込んでしまうとなかなか気づけないことがあります。
それは、すべての思考を中心から放射状に発想しなければならないと思ってしまうことです。
マインドマップは、中心から放射状にトップダウンアプローチで思考を展開するには最適な方法です。
逆に細部の要素から上流に向かってボトムアップアプローチで収束させるにはブレーンストーミングモードが大変便利です。

ホワイトボード上に、アイディアを書き出した付箋紙をペタペタと貼っていく要領で自由な発想を促します。
書き出したアイディアの整理や体系化は、ドラッグ＆ドロップで自由自在に思いのままです。

プロジェクターに画面を映し出しながら、ブレーンストーミングモードに切り替えます。
MindManager Lite7のようにこの機能が搭載されていないバージョンでは、フローティングトピックとメイントピックを代用して擬似的にブレーンストーミングモードに仕立てることもできます。

ステップ１では、まず参加者の方からアイディアを集めることに集中します。
ステップ２では、集まったアイディアをグループ分けし、トピックを生成します。
ステップ３では、ディスカッションしながらすべてのアイディアを関連グループへとドラッグして整理します。

この時、参加者の様々な意見や見解の相違を見える化しながら、ひとつの合意点にたどりつくというプロセスが非常に大切です。

状況やテーマに応じてこのボトムアップ方式とトップダウン方式の思考アプローチをうまく使い分けることが思考の生産性を高める上で重要なポイントとなります。
私たちの頭は、決してトップダウン思考だけではないことを忘れずに、状況に応じてうまく使い分けてみてくださいね。

ビジュアルコラボレーションを実現するプラットフォーム－Mindjet CatalystおよびWeb会議オプション

Mindjet Catalystでは、コラボレーションを前提とするチームや組織といった管理単位ごとにアカウントを作成します。
そして、アカウント内に招待されるユーザーによってのみ共有可能なアプリケーションとワークスペースと呼ばれる作業領域を提供するSaaS型のオンラインサービスです。

Mindjet Catalystへのアクセスは、MindManager8またはWebブラウザから行うことができ、利用者の役割によってその利用範囲を使い分けることができます。

Mindjet Catalystは、MindManagerで培ったマッピング技術を効果的に利用することで、現代のコラボレーション環境が抱える以下の課題を解決し、情報の共有方法を根本的に変えることができます。

①情報の整理・統合
②情報の共有・伝達
③セキュリティ

Mindjet Catalystをコラボレーションプラットフォームとして利用すれば、従来のメールで飛び交う添付ファイルの理解や散在する情報の検索といった非効率な作業時間が大幅に削減できます。
さらにいつでもどこからでも複数のメンバーで同時にマップを編集することができるので、プロジェクトマネージャは時と場所を選ばずに常に最新情報へアクセスすることができるのです。

さらに、Mindjet CatalystのWeb会議オプションを組み合わせることによって、ネットワーク上で最大15人までオンライン会議を低コストで開催することができます。
会議の主催者は、参加要請者に対してメールで招待メールを配信し、セッション番号を伝えます。
参加者は、指定されたセッション番号を入力すれば、Catalystのメンバーでなくても誰でもWeb会議に参加できます。
遠隔地への移動コストや移動時間、さらには会場コストを軽減することでミーティングのコスト効率を大幅にアップすることができるのです。

Mindjet Catalystは、30日間の試用が可能ですので、ぜひ新たなコラボレーションプラットフォームとして体験してみてください。

Mindjetが実現するビジュアルコラボレーションの世界とは？

今日はこのブログのテーマでもある「ビジュアルコラボレーション」が織り成す世界をご紹介しましょう。
ご存知の通り、Mindjet社は1994年以降、「マインドマップ」を基礎技術としたビジュアル思考ツール「MindManager」を世に送り出し、現在世界で150万人以上のビジネスプロフェッショナルの心を掴みました。

かくいう私もその一人であり、2001年に「MindManager 4.5」という製品に出会って以来、ビジネス、プライベート問わずにあらゆる活動に使い続けて10年という歳月が過ぎようとしています。
私自身が、一人のファンとしてまたヘビーユーザーとして強く願い続けてきたのは、いかにして多くの人たちが自然にマップというものを通じてスマートに仕事を行えるかということでした。

長い年月を経て、この願いは着々と実現へと向かい今それを実現できる環境が整いつつあります。
これまで、Windows-PC上でしか実現できなかった世界は、Apple-MacそしてiPhone/iPod Touchへと広がり、さらにWebベースのクラウドサービス－Mindjet Catalystへと進化を遂げています。

Mindjetの思想は、個人のための「マインドマップ」を描くことにフォーカスするのではなく、あくまで「マインドマップ」を優れた手法として利用することに徹しています。
ビジネスや業務を見える化し、個人やチームの創造性や生産性を高めながら、あらゆるビジネスシーンをスマートにすることが狙いです。

スマートとは、マップを共有することで常に全体像を把握し、一人ひとりが自律的に行動できることを意味しています。

それを実現するのが、Mindjetの「ビジュアルコラボレーションプラットフォーム」の使命なのです。

さあ、あなたも「ビジュアルコラボレーション体験コース」（12月25日）で新しい世界を体験しましょう。